Wenn von den Vorreitern der digitalen Transformation die Rede ist, denken die wenigsten zuerst an Steuerkanzleien. Zu stark prägen das Bild der Branche gesetzliche Vorgaben, Dokumentationspflichten, standardisierte Prozesse und ein Berufsalltag, in dem Genauigkeit wichtiger ist als Experimentierfreude.
Gerade deshalb lohnt sich der Blick auf die HSP GRUPPE. Der bundesweite Kooperationsverbund von rund 100 Steuerberatungs-, Rechtsberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien zeigt, wie Künstliche Intelligenz nicht nur Prozesse verändert, sondern ganze Arbeitskulturen. Und vielleicht steckt genau darin eine der spannendsten Transformationsgeschichten der deutschen Wirtschaft. Denn wenn Veränderung in einer Branche gelingt, die traditionell als besonders reguliert, wissensintensiv und prozessorientiert gilt, dann könnte sie auch anderswo gelingen.
Viele sprechen bei KI zunächst über Technologie. Unsere eigentliche Herausforderung liegt aber woanders. Es geht darum, Menschen und Organisationen auf eine völlig neue Art des Arbeitens vorzubereiten.
, sagt Carsten Schulz, CEO der HSP GRUPPE.
Die eigentliche Lücke ist keine technologische
Aus Sicht von Schulz erleben Unternehmen derzeit eine Entwicklung, deren Dynamik oft unterschätzt wird. Während neue KI-Modelle, Automatisierungen und agentische Systeme beinahe im Monatsrhythmus neue Möglichkeiten schaffen, kommen organisatorische Veränderungen deutlich langsamer voran.
„Die technologische Entwicklung beschleunigt sich massiv. Gleichzeitig stellen wir fest, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Arbeitsweise im gleichen Tempo weiterzuentwickeln“, sagt Schulz. „Die eigentliche Schere öffnet sich nicht zwischen Unternehmen mit und ohne KI, sondern zwischen technologischen Möglichkeiten und der Fähigkeit von Organisationen, diese sinnvoll für sich nutzbar zu machen.“
Genau deshalb entschied sich die HSP GRUPPE frühzeitig, KI nicht als Einzelinitiative engagierter Mitarbeitender zu betrachten. Stattdessen entstand eine gemeinsame Enterprise-Umgebung mit Governance-Strukturen, Schulungsangeboten und wiederverwendbaren KI-Workflows.
Der Fokus lag von Beginn an auf der Frage, wie sich eine Organisation dauerhaft lern- und anpassungsfähig machen lässt.
KI löst keine Organisationsprobleme
Eine Erkenntnis zog sich dabei durch alle Projekte: „KI ersetzt keine gute Organisation”, ist Schulz überzeugt. „Sie verstärkt vor allem das, was bereits vorhanden ist. Gute Prozesse werden besser. Schlechte Prozesse werden lediglich schneller.“
Die HSP GRUPPE sieht darin einen wesentlichen Grund für ihren Erfolg. Schon lange vor dem aktuellen KI-Boom investierte der Verbund in Qualitätsmanagement, Digitalisierung und Organisationsentwicklung. Auf diesem Fundament konnte die Einführung neuer Technologien vergleichsweise schnell erfolgen.
Dabei rückte schon früh eine Frage in den Mittelpunkt, die weit über Produktivitätssteigerungen hinausgeht: Wie verändert sich Arbeit selbst?
„Uns wurde schnell klar, dass KI für uns weit mehr sein kann als ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung“, sagt Schulz. „Sie eröffnet die Möglichkeit, Wissen breiter zugänglich zu machen, Routinetätigkeiten zu reduzieren und Menschen mehr Raum für anspruchsvolle Aufgaben zu geben.“
Laut einer internen Befragung fühlen sich 98,6 Prozent der Nutzenden der ChatGPT Enterprise Lösung heute produktiver, 95,9 Prozent berichten von Zeitersparnissen. Die bemerkenswerteren Veränderungen zeigen sich jedoch an anderer Stelle.
Vom Effizienzgewinn zum Kulturwandel
„KI verändert nicht nur Prozesse, sondern auch die Zusammenarbeit“, sagt Magdalene Posnak, Geschäftsführende Partnerin und Steuerberaterin bei HSP STEUER Heibel und Partner mbB. „Aufgaben, die früher Frust verursacht haben, lassen sich heute oft deutlich einfacher lösen. Dadurch entstehen Freiräume, und das spürt man im gesamten Team.“
84,6 Prozent der Befragten berichten von einer höheren Arbeitsqualität, 78,1 Prozent von einer gestiegenen Arbeitszufriedenheit.
Für eine Branche, die seit Jahrzehnten für Präzision, Fachwissen und Regelkonformität steht, ist das bemerkenswert. Denn die Veränderungen betreffen längst nicht mehr nur einzelne Arbeitsabläufe. Sie beeinflussen die Art, wie Menschen lernen, Wissen teilen und zusammenarbeiten.
Aus Experimenten wird Infrastruktur
Wie in vielen Unternehmen begann auch bei der HSP GRUPPE alles mit einzelnen Experimenten. Mitarbeitende testeten neue Anwendungen, entwickelten eigene Agenten und probierten erste Anwendungsfälle aus. Mit zunehmender Verbreitung änderte sich jedoch die Perspektive: Nicht mehr die Frage, ob KI genutzt werden sollte, stand im Mittelpunkt. Entscheidend wurde die Frage, wie sich aus hunderten Einzelideen ein skalierbares System entwickeln lässt.
Heute nutzen rund 900 Personen die gemeinsame KI-Plattform des Verbunds. Hunderte Anwendungen unterstützen bei Mandantenkommunikation, Buchungsfragen, steuerfachlichen Analysen, Präsentationen oder der Aufbereitung komplexer Sachverhalte.
Auch Führungskräfte greifen zunehmend auf KI zurück. „Für mich ist KI mittlerweile ein ganz natürlicher Sparringspartner im Führungsalltag“, sagt Posnak. „Ob Feedbackgespräche, Zielvereinbarungen oder die Vorbereitung schwieriger Gespräche: Die Technologie hilft mir dabei, strukturierter und reflektierter zu arbeiten.“
Entscheidend sei jedoch weniger die Technologie selbst als die Kultur, die dadurch entstanden sei.
„Es geht nicht darum, dass jeder sofort KI-Experte wird“, sagt Jan-Henrik Leifeld, Fachanwalt für Steuer- und Strafrecht sowie Steuerberater bei HSP STEUER Schwerin & Güstrow. „Wichtig ist, dass Menschen ausprobieren dürfen, Erfahrungen teilen und voneinander lernen. Genau daraus entsteht die Fähigkeit einer Organisation, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.“
Die Zukunft ist eine Führungsaufgabe
Für Schulz liegt der zentrale Engpass der kommenden Jahre nicht in der Technologie.
„Für viele Herausforderungen gibt es bereits Lösungen. Schwieriger ist die Frage, welche Arbeitsweisen überhaupt noch zeitgemäß sind.“
Wenn KI Prozesse automatisieren kann, reicht es nicht aus, bestehende Abläufe lediglich schneller zu machen. Unternehmen müssen hinterfragen, warum diese Abläufe existieren und wie sie künftig gestaltet werden sollten. Damit wird KI zwangsläufig zu einer Führungsaufgabe. Nicht weil Führungskräfte jede neue Entwicklung verstehen oder vorhersagen müssen. Sondern weil sie Rahmenbedingungen schaffen müssen, in denen Anpassung, Lernen und Veränderung zur Normalität werden.
Genau das beobachtet auch Marco Sell, Geschäftsführender Gesellschafter der HSP STEUER Sell & Partner Steuerberatungsgesellschaft: „Besonders spannend ist, dass KI bei uns Generationen verbindet. Erfahrene Mitarbeitende entdecken neue Arbeitsweisen, während jüngere Kolleginnen und Kollegen ihre Erfahrungen ganz selbstverständlich einbringen. Dadurch entsteht eine Lernkultur, die den gesamten Betrieb verändert.“
Warum andere Branchen genau hinschauen sollten
Vielleicht liegt genau darin die eigentliche Bedeutung dieses Beispiels. Steuerkanzleien gelten nicht als natürliche Vorreiter technologischer Umbrüche. Zu stark prägen Regulierung, Dokumentationspflichten und eingespielte Prozesse den Arbeitsalltag. Umso bemerkenswerter ist, was derzeit in Teilen der Branche passiert: Aus einer traditionell verwaltungsorientierten Wissensarbeit entstehen lernende Organisationen, die Veränderung nicht mehr als Ausnahme, sondern als dauerhafte Aufgabe verstehen.
Die wichtigste Erkenntnis daraus reicht weit über die Steuerberatung hinaus. Die größte Herausforderung der KI-Transformation ist nicht die Technologie. Sie ist die Fähigkeit von Organisationen, sich immer wieder neu zu erfinden. Und wenn selbst eine der vermeintlich konservativsten Wissensbranchen Deutschlands diesen Wandel gestalten kann, wird es für andere Branchen zunehmend schwer, zu behaupten, sie könnten es nicht.
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