Matt Hammond, General Manager E-Invoicing bei Avalara:
Die elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich in rasantem Tempo von einer lokalen Compliance-Anforderung zu einem zentralem Bestandteil globaler Geschäftsprozesse. Allein im vergangenen Jahr haben Länder in Europa, Lateinamerika und dem Nahen Osten neue Vorgaben für Echtzeit-Reporting, Clearance-Modelle und Post-Audit-Verfahren eingeführt oder bestehende Regelungen erweitert. Jedes dieser Modelle bringt eigene technische und operative Anforderungen mit sich. Für international tätige Unternehmen bedeutet diese Vielfalt eine erhebliche Herausforderung, die mit herkömmlichen Ansätzen kaum noch zu bewältigen ist.
Der Reflex vieler Organisationen, auf jedes neue Mandat mit einer punktuellen Lösung zu reagieren, erweist sich zunehmend als Sackgasse. Wer für Frankreich ein eigenes Projekt aufsetzt, für Polen einen anderen Anbieter wählt und für Belgien wieder von vorne beginnt, schafft ein Flickwerk aus unverbundenen Systemen. Diese Vorgehensweise mag kurzfristig Compliance herstellen, doch sie ist teuer, risikobehaftet und nicht skalierbar. Mit jedem neuen Land steigen Komplexität und Wartungsaufwand exponenziell.
Vom Compliance-Projekt zur Finanztransformation
Ein grundlegender Perspektivwechsel ist an dieser Stelle erforderlich. E-Invoicing sollte nicht als isolierte Steuer-Compliance-Aufgabe betrachtet werden, sondern als Transformationsprojekt im Finanzbereich. Das bedeutet, ein zentrales Team mit dediziertem Budget zu bilden, das global denkt und handelt, dabei aber lokale Expertise einbindet. Die zentrale Steuerung erfordert anfangs mehr Aufwand, zahlt sich jedoch durch langfristige Skalierbarkeit aus.
Entscheidend ist dabei die Rolle des ERP-Systems als Fundament. Moderne Plattformen ermöglichen es, einen globalen Standardprozess zu definieren und diesen mit konfigurierbaren Lokalisierungen an länderspezifische Anforderungen anzupassen. Alle Daten, Steuerlogiken und Workflows bleiben dabei an einem zentralen Ort verankert. Validierungen und Freigaben erfolgen direkt im System, was Governance und Nachvollziehbarkeit stärkt. Das Prinzip lautet, so viel wie möglich zu standardisieren und nur dort zu lokalisieren, wo es unbedingt erforderlich ist.
Die Konvergenz von Compliance und Automatisierung verändert die Spielregeln grundlegend. Behördliche Mandate lassen sich nicht mehr ohne automatisierte Prozesse erfüllen, und umgekehrt ist Prozessautomatisierung ohne Berücksichtigung von Compliance-Anforderungen nicht mehr denkbar. Wer diese Entwicklung nur als lästige Pflicht betrachtet, übersieht die erheblichen Effizienzpotenziale, die in den neuen Anforderungen stecken.
Echtzeit-Feedback als Qualitätstreiber
Echtzeit-E-Invoicing liefert unmittelbares Feedback darüber, ob eine Rechnung korrekt ausgestellt und empfangen wurde. Europäische Länder verabschieden sich zunehmend von periodischen Transaktionsmeldungen zugunsten einer kontinuierlichen Datenerfassung. Dies reduziert die Komplexität bei Periodenabschlüssen und setzt Kapazitäten im Finanzbereich frei. Ein weiterer Effekt betrifft die Datenqualität. Denn: Um eine E-Rechnung erfolgreich zu übermitteln, müssen alle Angaben korrekt sein. Ungültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder fehlende Pflichtfelder führen zur Ablehnung. Das Ergebnis ist ein sauberer, verlässlicher Datenbestand, der sich für weiterführende Analysen nutzen lässt.
Die typischen Hindernisse bei der Skalierung globaler E-Invoicing-Prozesse sind bekannt. Häufig fehlt jedoch die Abstimmung zwischen Steuer-, Finanz-, IT- und Beschaffungsteams. IT-Abteilungen sind mit ERP-Rollouts ausgelastet, der Einkauf behandelt E-Invoicing als taktische Punktlösung, während die Steuerabteilung strategisch denkt. Hinzu kommen Implementierungsengpässe, bei denen Unternehmen mitunter mehrere Monate auf den Projektstart warten müssen. Die Arbeit mit zahlreichen lokalen Anbietern in verschiedenen Sprachen und Zeitzonen erschwert zudem die Pflege konsistenter Stammdaten.
Der Weg zur tragfähigen Lösung
Der Weg zu einer nachhaltigen Lösung führt über drei Dimensionen. Zunächst gilt es, den Kernprozess zu definieren und zu dokumentieren, woher die benötigten Daten stammen. Dann sollte eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Systeme in Finanz-, Beschaffungs- und Steuerbereichen erfolgen. Schließlich empfiehlt sich eine ganzheitliche Betrachtung, die über die Erfüllung von Mindestanforderungen hinausgeht und Fehlerbearbeitung, Bearbeitungszeiten sowie Finanzierungskosten optimiert.
Mit einer einzelnen Integration, die an verschiedene Länderplattformen anbindet, entfällt der Aufwand für die Pflege dutzender lokaler Lösungen. Neue Mandate lassen sich deutlich schneller umsetzen. Die Audit-Fähigkeit ist dabei von Beginn an in die Workflows eingebettet, sodass jeder Schritt im Lebenszyklus einer Transaktion nachvollziehbar bleibt. E-Invoicing wird damit vom notwendigen Übel zum strategischen Hebel für Kontrolle, Effizienz und Agilität. Unternehmen, die diesen Wandel frühzeitig vollziehen, verschaffen sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.
