Welttag der Produktivität: Mitarbeitende sind offen für KI, die Zeitersparnisse bringt

Bedeutet Produktivität, mehr zu tun? Was, wenn das Gegenteil der Fall wäre? Weniger Sisyphusarbeit, weniger Ablenkungen! Dafür mehr Raum für konzentriertes Denken, sinnvolle Zusammenarbeit und kreative, wirkungsvolle Arbeit. In Hinblick auf den internationalen Tag der Produktivität am 20. Juni hat Dropbox in Zusammenarbeit mit YouGov 1.196 Voll- und Teilzeitbeschäftigte in Deutschland zu den größten Problemen der modernen Arbeitswelt befragt – und dazu, was ihnen im Weg steht, um sich produktiv zu fühlen und nicht nur Aufgabenlisten abzuhaken. Drei der aktuell größten Schmerzpunkte aller Befragten sind: 

1. Mitarbeitende werden mit Arbeit überhäuft, die es ihnen schwer macht, Aufgaben zu erledigen. Ein Viertel der Arbeitnehmenden (25 %) gab an, 6 bis 10 Stunden pro Woche nur mit Verwaltungsaufgaben wie E-Mail, Terminplanung und Dokumentenbearbeitung zu verbringen.

1. Mitarbeitende haben nicht annähernd genug Spielraum für sinnvolle, kreative Arbeit. Nicht einmal die Hälfte (46 %) der befragten berufstätigen Erwachsenen in Deutschland gaben an, dass sie genug Zeit für Arbeit haben, mit der sich eigentlich die Produktivität und das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern ließe.

1. Mitarbeitende wollen mehr Möglichkeiten, am Arbeitsplatz etwas zu bewirken. Die Betreuung von Kollegen und Kolleginnen (32 %), das Erlernen neuer Fähigkeiten (37 %) und das Erhalten von Feedback (44 %) wurden jeweils als die wichtigsten Faktoren für ein Gefühl von Erfolg oder Produktivität genannt.

Ganz gleich, ob es um die Einführung neuer KI-Tools oder um flexible Arbeitsmodelle wie Virtual First geht: Um Raum für Kreativität und strategisches Denken zu schaffen, muss man verstehen, wie Menschen ihre Zeit tatsächlich verbringen.

Routineaufgaben als Zeitdiebe 

Die Umfrage in Zusammenarbeit mit YouGov zeigt: Weniger als die Hälfte der befragten deutschen Arbeitnehmenden (46 %) hat genügend Zeit, um sich auf kreative Aufgaben zu konzentrieren. Warum? Weil zu viel Zeit in andere Bereiche fließt! Etwa ein Drittel (39 %) der Befragten gibt an, dass sie bis zu fünf Stunden pro Woche nur mit Verwaltungsaufgaben wie E-Mail, Terminplanung und Dokumentenbearbeitung verbringen. Ein Viertel (25 %) investiert sogar noch mehr Zeit, nämlich 6-10 Stunden pro Woche. Aufgaben wie Informationsbeschaffung und Datenverarbeitung nehmen ebenfalls einen großen Teil der Arbeitswoche in Anspruch. Etwa 42 % der Befragten geben an, dass sie bis zu fünf Stunden pro Woche für diese Aufgaben und weitere 20 % sagen, dass sie sechs bis zehn Stunden für diese Tätigkeiten aufwenden.

Entsprechend bleibt nicht viel Zeit, die in tatsächlich sinnvolle oder wirkungsvolle Arbeit fließen kann. Auf die Frage wieviel Zeit sie für die Entwicklung neuer Ideen oder für tiefgründigere Arbeiten aufbringen, gaben etwas mehr als ein Drittel an, dass sie wöchentlich maximal fünf Stunden oder weniger damit verbringen.

Fehlende oder falsche Arbeitsinstrumente 

Noch aussagekräftiger ist vielleicht, dass sich viele deutsche Arbeitnehmende trotz all der aufgewendeten Zeit noch immer nicht vollständig für ihre Aufgaben gerüstet fühlen. Nur 23 % stimmen voll und ganz zu, dass sie über die Ressourcen und Werkzeuge verfügen, die sie für eine effektive Arbeit benötigen.  Etwas über ein Drittel der Befragten (40 %) gab an, dass sie offen für den Einsatz von KI-Tools wären, wenn sie dadurch bis zu vier Stunden pro Woche einsparen könnten. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Dropbox-Mitarbeitenden ergab, dass 96 % der Befragten KI für die Suche nach Informationen, für Brainstormings, Programmieren, Dokumentation und das Verfassen von Nachrichten nutzen und dabei durchschnittlich 7,9 Stunden pro Woche einsparen.

Fazit: Weniger ist mehr und das WIE entscheidet 

Wenn es darum geht, produktiver zu sein, ist weniger tatsächlich mehr. Ob durch neue Arbeitsmethoden oder die Nutzung der neuesten KI-Tools – eingesparte Zeit ist nur der Anfang! Wenn Unternehmen intelligentere Wege finden, wiederkehrende Verwaltungstätigkeiten zu reduzieren und mehr Raum für besseren Fokus, ungestörtes Denken und stärkere Zusammenarbeit zu schaffen, kann mehr der Energie ihrer Mitarbeitenden in kreative, wirkungsvolle Arbeit fließen.

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