Ein Statement von Matt Hammond, General Manager E-Invoicing bei Avalara
Seit Januar 2025 gilt im deutschen B2B-Umfeld eine zentrale Voraussetzung für die kommende E-Rechnungspflicht: Unternehmen müssen strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen empfangen können, während für die Ausstellung weiterhin Übergangsfristen gelten. Ein Jahr später zeigt sich: Die regulatorischen Grundlagen sind angekommen, die praktische Umsetzung jedoch ist für viele Unternehmen noch im Aufbau. 2026 wird nicht nur ein weiteres Übergangsjahr, sondern ein Jahr, in dem Unternehmen ihre Rechnungsprozesse grundsätzlich strategisch neu aufstellen müssen. Warum sich dieser Schritt lohnt, belegen aktuelle Studien deutlich: Durch Produktivitätssteigerungen, schnellere Zahlungen und weniger Betrug ergibt sich ein jährliches globales Wirtschaftspotenzial von 616 Milliarden US-Dollar. Für Deutschland allein wird das Potenzial der vollständigen elektronischen Rechnungsstellung auf 13,3 Milliarden Dollar, also rund 12,2 Milliarden Euro pro Jahr geschätzt.
Der Blick zurück auf 2025 zeigt jedoch, wie groß die Lücke zwischen Potenzial und Praxis noch ist. Für viele Betriebe war das vergangene Jahr vor allem von Orientierung und Vorbereitung geprägt. Begriffe, Formate und Anforderungen wurden klarer definiert – etwa die Abgrenzung zwischen klassischen PDF-Rechnungen und echten E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD. Gleichzeitig wurde deutlich, dass die reine Fähigkeit zum Empfang strukturierter Rechnungen nur ein erster Schritt ist. In der Praxis mussten Unternehmen feststellen, dass bestehende Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten häufig noch nicht auf eine durchgängige digitale Rechnungsverarbeitung ausgelegt sind.
Aktuelle Erhebungen unterstreichen dieses Bild. Laut Bitkom konnte Ende 2024 zwar bereits knapp die Hälfte der Unternehmen E-Rechnungen empfangen, doch die Nutzung erfolgte häufig noch isoliert oder teilautomatisiert. Andere Befragungen zeigten, dass nur ein kleiner Teil der Unternehmen E-Rechnungen bereits vollständig digital und ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet. Herausforderungen, mit denen Betriebe in diesem Zusammenhang kämpfen, sind unter anderem die technische Integration in bestehende ERP-Systeme, fehlende personelle Ressourcen sowie Unsicherheiten im Umgang mit den genauen gesetzlichen Anforderungen. Insbesondere bei KMU zeigt sich dabei eine deutliche Umsetzungslücke.
Doch was können Unternehmen nun konkret tun? Betriebe sind gut beraten, E-Rechnung nicht als isoliertes IT-Thema zu betrachten, sondern als festen Bestandteil ihrer Finanzprozesse. In der Praxis zeigt sich, dass Firmen vor allem Lösungen benötigen, die sich nahtlos in bestehende ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme integrieren lassen. So lassen sich alle E-Invoicing-Prozesse zentral steuern. Auch hilft es, wenn die Lösung eine einzelne API bietet, die mehrere Länder und Jurisdiktionen abdeckt und somit im Vergleich zu Einzellösungen einen deutlich schlankeren Ansatz verfolgt. Dies reduziert nicht nur die Komplexität der Implementierung, sondern senkt auch den Aufwand für Wartung und Updates. Weiterhin sollten Unternehmen darauf achten, dass die Überwachung aller ein- und ausgehenden E-Rechnungen in Echtzeit ermöglicht wird. Potenzielle Probleme werden automatisch markiert, sodass abgelehnte oder fehlgeschlagene Rechnungen schnell identifiziert und korrigiert werden können. Diese Transparenz reduziert nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, sondern optimiert auch den gesamten Zahlungsfluss des Unternehmens. Ebenso wichtig wie die technische Umsetzung ist die organisatorische Verankerung: Klare Prozesse und eindeutig definierte Verantwortlichkeiten sind Voraussetzung dafür, dass E-Invoicing im Tagesgeschäft funktioniert.
Grundsätzlich lässt sich festhalten: Derzeit zeichnet sich in deutschen Unternehmen, vor allem bei KMU, ein deutlicher Perspektivwechsel ab. Weg von der reinen Pflichtenerfüllung hin zu stabilen, skalierbaren Prozessen. Betriebe, die sich bislang auf den Empfang beschränkt haben, stehen nun vor der Aufgabe, das Thema E-Invoicing ganzheitlich zu denken – von der Formatvalidierung über die Archivierung bis hin zur Integration in Order-to-Cash- und Procure-to-Pay-Prozesse. Gerade in international aufgestellten Betrieben wird deutlich, wie wichtig standardisierte, flexible Lösungen sind, um regulatorische Unterschiede und zukünftige Anforderungen abzudecken.
2026 wird damit für viele zum Umsetzungsjahr. Die verbleibenden Übergangsfristen sollten genutzt werden, um Ausgangsprozesse, Partneranbindungen und Systemlandschaften rechtzeitig vorzubereiten. Wer jetzt investiert, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern legt auch die Grundlage für effizientere, transparentere Finanzprozesse – und reduziert langfristig manuellen Aufwand sowie Fehlerquoten.
