Ein Statement von Matt Hammond, General Manager, E-Invoicing bei Avalara
Mit dem Inkrafttreten der verpflichtenden E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich steht die deutsche Wirtschaft vor einer neuen digitalen Herausforderung. Seit 2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse umstellen. Doch die Erfahrung zeigt: Obwohl viele Betriebe mit Dringlichkeit handeln, geraten zu oft Bemühungen ins Stocken oder scheitern vollständig – nicht aus Mangel an Willen, sondern aufgrund von strategischen und technischen Fehlplanungen. Darauf deutete bereits eine Studie des Digitalverbands bitkom im Dezember 2024 hin: Nur weniger als die Hälfte der Firmen in Deutschland (45 Prozent) konnte zu diesem Zeitpunkt Rechnungen als E-Invoice empfangen. Immerhin 55 Prozent nutzten bereits ausgehende E-Rechnungen. Aber: noch ist es nicht zu spät, und es gelten Übergangsfristen für die Ausstellung digitaler Rechnungsdokumente.
Um ideal vorbereitet zu sein, sollten Firmen diese sechs typischen Fallstricke bei der Einführung im Blick haben:
- Unklare Verantwortlichkeiten führen zu fragmentierter Umsetzung
Wenn keine einzelne Abteilung die Verantwortung für die betriebliche E-Rechnungsstrategie übernimmt, entstehen Reibungsverluste zwischen IT, Steuer- und Finanzabteilung. Projekte stagnieren teilweise wochenlang und geraten dann unter enormen Zeitdruck. Die Lösung: eine klare Zuweisung der Verantwortlichkeit an das Finanzteam, unterstützt durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und einem strukturierten Projektmanagement. - Reines Compliance-Denken verhindert Skalierbarkeit
Wer sich ausschließlich auf die unmittelbar bevorstehenden Fristen konzentriert, entwickelt oft Insellösungen ohne strategischen Mehrwert und Zukunftsperspektive. Stattdessen sollte eine langfristige Roadmap mit zentraler Steuerung erstellt werden, die über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinausgeht, und stattdessen die Grundlage schafft für nachhaltige Compliance, Flexibilität und Wachstum. - Die Illusion der “Plug-and-Play”-Integration
E-Invoicing ist weit mehr als eine einfache Softwareinstallation. Das Thema betrifft sensible Rechnungsdaten, Genehmigungsworkflows und ERP-Systeme – wobei die Anforderungen je nach Land variieren können. Ein ganzheitlicher Blick auf das gesamte Rechnungsökosystem, kombiniert mit frühzeitigen Tests, sind entscheidend für den Erfolg. - Verzögerungen führen zu verpassten Fristen
Mit B2B-E-Rechnungsmandaten, die in Frankreich, Deutschland, Belgien und Polen bereits in Kraft sind oder bald kommen werden, wird die Zeit knapp. Unternehmen, die abwarten oder zögern, riskieren überstürzte Implementierungen, Engpässe bei Anbietern oder Dienstleistern, und letztlich eine mangelhafte Compliance. Möglichst frühzeitiges Handeln schafft hier Planbarkeit. - Das Risiko von Alleingängen
Sich ausschließlich auf interne Ressourcen zu verlassen oder darauf zu hoffen, dass der E-Invoicing-Anbieter “alles erledigt”, erhöht die Gefahr, kritische Lücken in der Umsetzung zu übersehen. Externes Fachwissen von Anfang an einzubeziehen, schafft Sicherheit und Effizienz bei der erfolgreichen Umsetzung. - Schlechte Datenqualität führt zum Scheitern des Projekts
Unvollständige Stammdaten, Inkonsistenzen und fehlende Pflichtfelder gehören zu den häufigsten Ursachen für abgelehnte E-Rechnungen. Eine frühe und sorgfältige Bewertung der Datenlage und Bereinigung von Stammdaten sind unerlässliche Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt.
Fazit: E-Rechnungsstellung ist weit mehr als nur eine Frage der Compliance. Sie eröffnet Betrieben neue Potenziale in Sachen Effizienz, IT- und Datensicherheit und unterstützt die globale Skalierbarkeit. Angesichts sich dynamisch entwickelnder regulatorischer Anforderungen ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um eine ganzheitliche Strategie zu entwickeln. Wichtig ist hier eine Strategie, die Compliance gewährleistet, Risiken minimiert und künftiges Unternehmenswachstum nachhaltig fördert.
