Rechtliche Aspekte und Nutzen bei BYOD miteinander vereinbaren

Günter Junk Virtual Solution

Bring Your Own Device (BYOD) wird mittlerweile von vielen Unternehmen als flexible Art und Weise geschätzt, Mobilität der Mitarbeiter zu ermöglichen. Dabei werden private Endgeräte – Notebooks, Smartphones und Tablets – für berufliche Aufgaben eingesetzt, was sowohl für Arbeitnehmer wie auch für Arbeitgeber zahlreiche Vorteile hat. Aber gerade weil sich alle Beteiligten über den Nutzen des Konzepts meist weitgehend einig sind, werden rechtliche Fragen, die BYOD auch aufwirft, gerne übersehen.

In der Praxis kann die Missachtung der juristischen Aspekte von BYOD zu unangenehmen Folgen führen. Hier sind die wichtigsten Punkte, auf die Unternehmen und Mitarbeiter achten müssen.

Grundlegende rechtliche Anforderungen

  1. Datenschutz

Das Unternehmen ist die für die Einhaltung des Datenschutzes der Unternehmensdaten verantwortliche Stelle, auch wenn die Daten auf privaten Geräten gespeichert oder verarbeitet werden. Das Unternehmen muss in jedem Fall dafür sorgen, dass vor allem die personenbezogenen Daten auf dem Gerät des Beschäftigten so sicher sind, wie sie es auch auf der unternehmenseigenen IT-Infra­struktur wären.

Die Sicherheit der Daten wird in einem BYOD-Modell durch konsequente Verschlüsselung hergestellt und durch eine strikte Trennung beruflicher und privater Daten. Dies kann durch einen so genannten Container erreicht werden, der einen abgesicherten Bereich für berufliche Daten bereitstellt. Hier besteht die Möglichkeit, Unternehmensdaten – auch aus der Ferne – zu löschen.

  1. Geheimnisschutz

Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse im Sinne des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb dürfen nicht in die Hände von Unbefugten gelangen. Da mobile Endgeräte in nicht geschützten Umgebungen betrieben werden, sind sie diesbezüglich besonders gefährdet. Verschlüsselung, Ende-zu-Ende-Ver­schlüsselung von E-Mails oder die Möglichkeit der Fernlöschung schaffen auch hier Sicherheit, die Unternehmen auch für BYOD-Geräte durchsetzen müssen.

  1. Urheberrechtsschutz

Gemäß Urheberrechtsgesetz sind Unternehmen auch für die Verletzung des Urheberrechts durch Mitarbeiter verantwortlich. Das gilt natürlich auch für BYOD, wenn zum Beispiel ein Arbeitnehmer eine Software beruflich einsetzt, die er privat erworben hat und die nur
 für eine private Nutzung lizenziert ist. Unternehmer sind hier sogar persönlich haftbar.

  1. Aufbewahrungspflichten

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen auch bei BYOD eingehalten werden. Die gesamte berufliche Kommunikation muss daher über den beruflichen E-Mail-Account geführt werden. Unternehmen müssen verhindern, dass geschäftsrelevante Kommunikation an ihnen “vorbeiläuft”.

Vereinbarungen

Unternehmen müssen im Rahmen eines BYOD-Modells darüber hinaus weitere Punkte regeln, die nur durch zusätzliche Vereinbarungen mit dem Beschäftigten beziehungsweise dem Betriebsrat abgedeckt werden können. Dies ist umso wichtiger, als es zum Thema BYOD weder spezifische gesetzliche Regelungen noch eine gesicherte Rechtsprechung gibt.

  1. Datensicherheit

Zur Einhaltung der Anforderungen an die Datensicherheit müssen sich Mitarbeiter verpflichten, immer ein aktuelles Betriebssystem und aktuellen Virenschutz einzusetzen; sie dürfen Geräte auch nicht “jailbreaken” oder “rooten” oder an Dritte weitergeben. Außerdem sind Regelungen für eine Beendigung der Teilnahme am BYOD-Modell und auch für eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu treffen.

  1. Mitteilungspflicht

Mitarbeiter müssen ihre Unternehmen zeitnah informieren, wenn beispielsweise ein BYOD-Gerät verloren oder gestohlen wurde, damit eine Fernlöschung vorgenommen werden kann. Außerdem muss sichergestellt sein, dass etwaige Informationspflichten des Unternehmens nach dem BDSG erfüllt werden können, wenn Daten unrechtmäßig übermittelt worden sein sollten oder einem Dritten unrechtmäßig zur Kenntnis gelangt sein könnten.

  1. Haftung

Unternehmen und Mitarbeiter müssen die Haftung bei Verlust oder Beschädigung des Gerätes während der beruflichen Tätigkeit regeln.

  1. Steuerrechtliche Fragen

BYOD-Geräte unterliegen natürlich auch dem Steuerrecht; hier ist vor allem die Abgrenzung betrieblicher und privater Kosten zu beachten. Übernimmt das Unternehmen Kosten, ist hier ein geldwerter Vorteil zu versteuern.

  1. Arbeitsrechtliche Fragen

Wie bei mobilen Geräten die Arbeitnehmer vom Unternehmen zur Verfügung gestellt bekommen, stellen sich auch bei BYOD arbeitsrechtliche Fragen, die teilweise gerichtlich noch nicht abschließend geklärt sind; beispielsweise hinsichtlich Arbeitszeiten oder ständiger Erreichbarkeit.

  1. Betriebsrat

Wenn im Unternehmen ein Betriebs- oder Personalrat besteht, so muss dieser schon in der BYOD-Planungsphase einbezogen und informiert werden.

BYOD: Alle rechtlichen Fragen klären

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen ein fachlich und juristisch “sauberes” BYOD-Modell implementieren, das auch die entsprechenden Vereinbarungen mit den Mitarbeitern umfasst und eine technische Lösung implementieren, die es einfach macht, die rechtlichen Aspekte zu beachten. Herkömmliche Enterprise Mobility Lösungen wie Mobile Device Management reichen dafür nicht aus. Mit einer Sicherheits-orien­tier­ten Anwendungssoftware wie SecurePIM lassen sich die rechtlichen Anforderungen abdecken. Verschlüsselte Container trennen private von den beruflichen Daten dabei strikt.

Wenn Mitarbeiter oder Dienstleister flexibel von unterwegs mit dem Gerät ihrer Wahl auf wichtige Firmeninformationen zugreifen möchten, ist BYOD die richtige Lösung. Wenn viele Unternehmen jedoch aus rechtlichen Gründen vor BYOD zurückschrecken, so ist das unbegründet. Was sie benötigen, ist ein BYOD-Modell, das alle rechtlichen Fragen klärt und die notwendigen technischen und organisatorischen Bedingungen schafft.




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