Symantec hat gerade seinen “Information Retention and eDiscovery Survey” für 2011 veröffentlicht. Ein wichtiger Aspekt sind dabei Verpflichtungen des Unternehmens, aus rechtlichen Streitigkeiten oder regulatorischen Anforderungen heraus gezielt organisationsinterne Informationen zu suchen und Externen bereitzustellen. Interessant: nur noch 58% der im Rahmen der globalen Studie Befragten geben an, dass E-Mails häufig oder immer als Informationsträger herausgegeben werden müssen. Häufiger sind mittlerweile Dateien und Dokumente (67%) sowie Datenbanken und Anwendungsdaten (61%).
In wachsendem Maße gefordert wird von den Unternehmen die “Preisgabe” von Instant Messages und anderen Kurznachrichten wie SMS (44%) sowie – wen wundert’s – Informationen aus sozialen Medien (41%). Da stelle ich mir aber die Frage, wie das gehen soll. Bei Instant Messaging hat das Unternehmen zwar Kontrolle über die Kommunikation, sofern der Dienst durch eigene Systeme bereitgestellt wird. Soziale Medien hingegen werden häufig und SMS-Dienste, zumindest in Deutschland, immer durch öffentliche Betreiber bereitgestellt, es sei denn es ist eine Lösung für Unified Communications im Einsatz, in der die Kommunikation des Mitarbeiters konsolidiert wird. Das dürfte aber auf weniger als zehn Prozent der Unternehmen zutreffen.
Dennoch sind die Studienergebnisse interessant, denn so manches Unternehmen wurmt dieser vermeintliche Kontrollverlust, der dadurch entsteht, dass die geschäftliche Kommunikation der Mitarbeiter immer häufiger an den klassischen Kanälen vorbeigeht. Dies führt dann zu Fragen wie jenen, die unlängst ein Innenrevisor einer Versicherung an mich gerichtet hat: wie kann die Versicherung herausfinden, was IT- und andere Mitarbeiter in geschlossenen Gruppen von sozialen Netzwerken über die Versicherung kundtun? Werden womöglich Interna ausgeplaudert?
So sehr diese Wissensbegierde auch nachvollziehbar ist: die Unternehmen sollten heute das Unvermeidliche akzeptieren und über eine sinnvolle Gestaltung der Unternehmenskultur und der internen Richtlinien als “Leitplanken” die aktuellen Entwicklungen konstruktiv beeinflussen. Ein Anfang wäre beispielweise mit einer offenen und ehrlichen Mitarbeiterbefragung gemacht. Auf dieser Basis kann dann eine “Social Media Policy” erstellt werden, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Anforderungen des Unternehmens unter einen Hut bekommt, samt der Klärung rechtlicher Details.
