Mangelhaft umgesetzes Software Asset Management

Software Asset Management

Ein strategisches und ganzheitlich aufgesetztes Software-Asset-Management-Konzept, das sowohl durch definierte Prozesse und Zuständigkeiten sowie den Einsatz von Tools geprägt ist, sorgt für dynamische Strukturen in der IT-Abteilung. Gerade diese Dynamik und Agilität wird von IT-Leitern und CIOs im Zeitalter von Cloud Computing, Mobility und der zunehmenden Vernetzung von Menschen und Objekten benötigt. Die Fähigkeit „vorherzusehen“, welche Software oder welche Services benötigt werden, wird zunehmend eine wichtige Herausforderung für mittelständische Unternehmen. Die Praxis zeigt, dass die umfassende und aktive Beschäftigung mit dem Management der eingesetzten und benötigten Software hilft, nutzungsfähige und agile IT-Infrastrukturen aufzubauen.

techconsult hat sich im Frühsommer 2014 in Form einer umfassenden Analyse mit dem Thema Software Asset Management und den Anforderungen von mittelständischen Unternehmen an eine dynamische IT beschäftigt. Der Bericht zur Studie, der nun vorliegt, fasst die Ergebnisse zusammen.

Fazit: Mit der Ausrichtung auf Produktlebenszyklusmodelle und Software-Asset-Management-Konzepte können Softwareaufwendungen erheblich reduziert und Fehllizenzierungen vermieden werden. Voraussetzungen hierfür sind, interne Prozesse zu schaffen und Verantwortungsträger im Unternehmen zu bestimmen. Dies wird umso wichtiger, wenn Software dezentral beschafft wird, z.B. auf Abteilungsebene oder gar bedarfsgesteuert und individuell vom Mitarbeiter selbst.

Software Asset Management im Fokus der Mittelständler

Die Ergebnisse der durchgeführten Studie „Mit Software Asset Management zur dynamischen IT“ offenbart aus Sicht der mittelständischen Unternehmen ein aufschlussreiches Bild. In knapp einem Drittel der befragten Unternehmen wird das Software Asset Management vom Management bereits heute unterstützt und gefordert. Lediglich 13 Prozent sind der Meinung, Software Asset Management habe keinen Einfluss auf Geschäftsergebnisse. Die Einhaltung umfänglicher gesetzlicher Vorschriften, die vom Gesetzgeber ausgegeben werden, wird von den Anwenderunternehmen als größter Vorteil durch den SAM Einsatz gesehen. Ebenso steht die Transparenz der unternehmenseigenen IT-Landschaft an vorderster Stelle. So gaben 62 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen an, durch den Einsatz von SAM Fehlizenzierungen – also Über-und Unterlizenzierung – besser vermeiden zu können. Die getroffenen SAM Maßnahmen und Aktivitäten werden dabei überwiegend als „effektiv“ und „innovativ“ angesehen. Darüber hinaus sehen 64 Prozent der Befragten ihr SAM-Vorgehen als praxisnah und leicht realisierbar an.

Schwierige Umsetzung von Software Asset Management

Betrachtet man allerdings wie weit fortgeschritten die befragten Unternehmen hin zu einem ganzheitlichen Software Asset Management sind, ergibt sich ein negatives Bild. Nur 7 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen sind laut der durchgeführten SAM-Studie in der Lage, ihr Software-Ressourcenmanagement in den einzelnen Anwendungs- und Infrastrukturgruppen nahezu in Echtzeit abzubilden. Gleiches gilt für die Software-Inventare sowie die Lizenzberechtigungsinventare. Ein erschreckend hoher Anteil nutzt zum Verwalten und Organisieren von Softwarelizenzen Excel: 65 Prozent greifen auf den Standard für Tabellenkalkulation zurück. Im Mittelstand sind darüber hinaus auch papierbasierte Listen besonders beliebt – knapp ein Drittel nutzt diese Form. Problematisch an den manuellen Methoden sind zum einen der hohe Zeitaufwand und vor allem die Medienbrüche bzw. Reibungsverluste, die bei der händischen Übertragung von Papier/Excel in die Systeme fehlerhafte Werte hervorbringen. Eine mangelnde Übersicht über den tatsächlichen Lizenzbestand und schlussendlich Fehllizenzierungen sind demnach die Folgen, mit denen die Anwenderunternehmen im Mittelstand zu kämpfen haben.

Software Asset Management im Mittelstand

Software Asset Management im Mittelstand

Software Asset Management kein Kostenfaktor

Die Ergebnisse zeigen, dass nicht die Investitionen in Software Asset Management der kostspielige Faktor sind, sondern die in Audits festgestellten Nachlizenzierungen, die Einsparungen zunichtemachen oder sich gar negativ auswirken. Auch wird bei fehlendem SAM häufig erst durch ein Audit klar, dass unter Umständen für Lizenzen bezahlt wird, die gar nicht benötigt werden. Darüber hinaus ist auch der Aufwand zu bedenken, der im Rahmen eines Audits vom Hersteller entsteht: Je besser die Dokumentation mittels SAM umgesetzt ist, desto geringer der Aufwand und desto reibungsloser verläuft das Audit.

Software Asset Management Studie und Benchmark Möglichkeit

Weitere Ergebnisse aus der Studie hinsichtlich der Tätigkeiten und den damit verbunden Abläufen, Aufwänden, Entwicklungsmöglichkeiten und eingesetzten Optimierungsschritten zum Thema Software Asset Management im Mittelstand, sind im aktuellen Studienbericht zu finden. Dieser steht ab sofort auf dem SAM Portal kostenlos zum Download bereit.

Für interessierte Unternehmen besteht zudem die Möglichkeit, sich mittels eines SAM Benchmark-Systems, das ebenfalls auf dem SAM-Portal bereit steht, mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen.